Extra inzet voelt als de snelste oplossing. Tot het weer misgaat. Dat zien wij vaak bij operations en projecten.
De ‘heldenmodus’ verbergt het probleem
De signalen zijn herkenbaar. Brandjes blussen. Overuren. Ad-hoc prioriteiten. Veel afstemming, maar weinig echte voortgang.
Op korte termijn werkt het. Mensen vullen gaten in planning en voorbereiding. Een ontbrekend onderdeel? Iemand regelt het “even”. Een onduidelijke taak? Iemand pakt het erbij.
Maar het faalt zodra het drukker wordt. Het proces leunt dan op individuen. Niet op een herhaalbare manier van werken. Fouten stapelen op. Herwerk groeit. Frustratie ook.
Mini-check voor op de werkvloer. Waar redden mensen het proces “met moeite”? En waar helpt een systeem ze echt vooruit?
Waar het meestal écht knelt
In de praktijk zitten de blokkades vaak op drie plekken. Planning, werkvoorbereiding en overdracht. Niet omdat teams niet willen. Maar omdat het ontwerp ontbreekt.
Bij planning gaat het mis door te veel tegelijk. Prioriteiten schuiven per dag. Capaciteit is een gevoel, geen getal. Dan ontstaat er WIP: te veel werk in uitvoering. En alles duurt langer dan nodig.
Bij werkvoorbereiding ontbreekt net die ene input. Specificaties zijn half. Materialen zijn er nog niet. Beslissingen komen te laat. Scope schuift stilletjes mee. Dan start werk te vroeg. En eindigt het in herstelwerk.
Bij overdracht blijft werk “tussen stoelen” hangen. Taken hebben geen eigenaar. De ‘definition of done’ is niet scherp. En vaste overdrachtsmomenten ontbreken. Maak daarom drie overdrachtspunten zichtbaar. Wie doet wat, en wanneer. Simpel. Hard.
Overzicht, keuzes, structuur (in die volgorde)
De echte hefboom begint met overzicht. Eén bron van waarheid voor werk en status. Inclusief afhankelijkheden en deadlines. Geen losse lijstjes. Geen verborgen Excel-bestanden.
Daarna komen keuzes. Stop-start-continue werkt beter dan harder trekken. Beperk WIP om doorlooptijd te verlagen. Minder tegelijk voelt spannend. Maar het maakt opleveren voorspelbaar.
Dan pas structuur. Werk met vaste ritmes: weekstart, dagstart, overdracht. Maak rollen duidelijk. En spreek een escalatiepad af. Zodat issues niet blijven zweven.
Meet het licht. Kies 2 of 3 simpele KPI’s. Doorlooptijd. First-time-right. Planbetrouwbaarheid. Dan zie je of digitalisering, automatisering of AI helpt. Niet als wondermiddel, maar als versneller van een goed proces.
Wil je dit concreet maken? Wij helpen jullie knelpunten in planning, werkvoorbereiding en overdracht in 1 sessie zichtbaar te krijgen. Neem contact op via VoidTech Solutions of klik door naar de website.